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公司合同管理机构和合同管理实务


2016-10-17 企业法律顾问网

一、公司合同的管理机构和管理程序

1.关于合同管理机构

根据公司的管理体制规定,合同管理机构有的在业务开发部门,有的在财务部门,有的在工程部门,有的在质量管理部门,规范的公司会将公司的所有合同指定一个部门来审核并由固定的部门来进行管理;但不管是由何部门管理,都要明确职责和权限。

2.关于合同管理程序,方法与过程的控制

管理程序主要是明确合同签订过程如何控制,避免签订不合法的合同。主要包括如下内容:

1)合同签订前的评审:

首先涉及由哪个部门或哪几个部门负责评审及评审的内容和范围等要明晰。

评审内容也要作明确的规定,一般应涉及对客户资信评估,递交项目建议书方面的项目报价,自我评审与控制,对客户相关要求的评审,合同风险评估。

合同风险评估主要考虑如下方面:

是否有显示公平的条款;

对方提供的合同文本对我方是否有利;

对方资信是否存在风险;

客户是否提出违法要求等。

2)合同起草与签订

谁负责合同起草与签订,谁负责审核与批准。

3)合同的变更管理

应明确一般变更的评审人与重大变更的评审人。

4)合同履行的跟踪

要明确合同跟踪合同履行的一个或几个部门,定期对合同的整体实施情况进行监控。

5)合同收尾阶段管理

对已经完成的重点项目,应明确由哪个部门提供合同总体运行报告,对成本和风险控制作出有参考价值的总结。

3.关于合同管理责任

为保证制度的有效运行,应明确相关部门的管理责任。

4.关于合同信息管理与备案归档

明确合同文本管理部门及对合同文本使用、借用的权限及程序。

二、关于公司合同的签订及履行应注意的事项

1.签订合同首先要明确的两个基本原则:

(1)如果不是即时清结的合同,应当以书面方式订立。这样争议发生之时,便于明确责任。签订书面合同有两个基本目的:一是明确各自的权利义务;二是作为证据,纠纷发生后,可向司法机关提供,用以证实自己主张的凭证。有些单位在经济往来中为了省事方便或者出于对客户的信任,而仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易,一旦一方失信,便纠缠不清,引发合同纠纷。这时,由于难以举证或证据不足而往往导致己方无法立案或者诉讼请求不能得到法院的支持。

(2)对合同的各个条款要做到明确、详细。

2.签订合同主体资格的审查

依据不同的签约人要着重审查如下材料:

(1)由对方法定代表人亲自签约的情况

①对方是否有营业执照,而且是否真实,营业执照上注明的经营范围、经营期限等;

②营业执照上记载的法定代表人是否与合同上的签约人有出入;

 

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